Можно ли учесть расходы на оплату проезда сотрудников?

Оказывается, можно, но только при определенных условиях. Если, скажем, речь идет о том, что специалист добирается до работы из дома, то такие расходы невозможно учесть при налоговых расчетах. Однако, когда это связано исключительно с выполнением должностных обязанностей, а точнее с реализацией товаров или услуг, например, что бывает при организации курьерской доставки, то в этом случае расходы на оплату проезда можно и нужно учитывать.

Есть еще одно «но». Оплата проезда также может быть предусмотрена трудовым договором, заключаемым между сотрудником и компанией (это может быть отражено и в коллективном договоре). Подобные расходы следует включить при расчете налога на прибыль. На практике такие условия редко упоминаются в договоре, компаниям обычно это невыгодно.

Стоит также сказать несколько слов о том, как в этом случае необходимо рассматривать НДФЛ. Когда оплата транспортных расходов напрямую связана с производственной необходимостью, то НДФЛ не начисляется. Если же производственная необходимость отсутствует, то НДФЛ всегда начисляется, как и страховые взносы – только обязательно потребуется вести персонифицированный учет.

Какие могут понадобиться документы при оплате проезда, когда это является частью оплаты труда сотрудников? Трудовые договоры, приказ директора, правила трудового распорядка, договор транспортной компании (если доставка сотрудников до места работы осуществляется сторонней организацией), должностные инструкции.