Ведение кадровых документов в электронном виде - эксперимент Минтруда

Правительством РФ вносится проект Федерального закона о проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей.

Статьей 1 установлен срок проведения эксперимента с 01.01.2020 г. по 31.12.2020 г. Цель эксперимента – ведение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумаге.

В статье 2 указано, что Правительство самостоятельно определяет список работодателей (при их согласии).

Статья 3 предполагает, что положения о порядке проведения эксперимента должны быть отражены в коллективном договоре или в соглашении с работником об его участии в эксперименте.
Работодатели самостоятельно определят вид документов, структурные подразделения организации, которые будут участвовать в эксперименте, подготовить и принять локальные нормативные акты или внести в них изменения, а также в обязательном порядке ознакомить работников о проведении эксперимента.
Установить вид электронной подписи для документооборота, но при заключении трудового, ученического договора, или договора о материальной ответственности обязательно использовать усиленную электронную подпись (ЭП).
В день увольнения необходимые работнику документы работодатель обязан будет выдать на бумажном носители или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной подписью (способ указывается в заявлении работника).
Также и во время работы сотрудник может запросить необходимые ему документы, и не позднее трех дней работодатель должен их предоставить.
Все расходы по ведению электронного документооборота, по покупке и применению ЭП несет работодатель.

В статье 4 регламентированы правила ведения документооборота, связанного с охраняемой законом тайной (в соответствии с законодательством), разрешено хранить документы только в электронном виде, а при запросах уполномоченных органов предоставлять документы в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной подписью.

В ходе проведения эксперимента будут:

• вноситься предложения по внесению дополнений или изменений в законодательство по документообороту организаций в электронном виде,
• решены вопросы по изменению требований к ЭП,
• решены вопросы по электронной архивации документов и пр.

На текущий момент федеральный портал проектов нормативно–правовых актов проводит публичные обсуждения законопроекта и антикоррупционную экспертизу.

Компании "Бизнес-Аналитика" оказывает бухгалтерские услуги в сфере кадрового учета - оставьте заявку, или узнайте стоимость по тел.: (495) 661-35-70

Автор: Ильина Елена