Компенсация расходов за использование личного автомобиля сотрудника в 2019 году

Прописать условие о компенсации расходов за использование личного автомобиля сотрудника можно в Трудовом договоре либо в отдельном соглашении к нему. Согласно статье 188 ТК РФ в случае использования работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Например. Должность сотрудника – менеджер по работе с клиентами. Должностными обязанностями предусмотрен разъездной характер работы. В Трудовом договоре указано, что работник при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях автомобиль Honda Accord с объемом двигателя 2,4 л. 2006 г.в. с государственным номером В000СА197. За использование личного автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 1 500 рублей в месяц и возмещает фактические расходы на ГСМ (Бензин Аи-95).

При этом работник обязан вести учет служебных поездок, а также представлять в бухгалтерию путевые листы. Также Трудовым договором установлены сроки выплаты компенсации и сроки отчета работника о служебных поездках. Копия свидетельства о регистрации транспортного средства должна быть приложена.

Руководителем должен быть оформлен Приказ о компенсации расходов за использование личного автомобиля сотрудника и порядок возмещения расходов, связанных с его использованием.

Выплаты компенсации за использование автомобиля в служебных целях в размере определенном соглашением сторон Трудового договора не облагаются ни НДФЛ (пункт 3 статьи 217 НК РФ), ни страховыми взносами (подпункт 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ). Таким образом, вся сумма, согласованная сторонами Трудового договора, а это может быть сумма больше, чем нормативно закрепленная, не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

В расходы по налогу на прибыль, как и упрощенному налогу с объектом налогообложения 15%, можно включить сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника только в пределах установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 норм, а это:

• для автомобилей с объемом двигателя 2 000 куб. см и меньше - 1 200 руб. в месяц;
• больше 2 000 куб. см - 1 500 руб. в месяц.

Т.е. в расходы по налогу на прибыль (УСН 15%) нельзя включить стоимость ГСМ и другие расходы, связанные с использованием автомобиля сотрудника.

В любом случае расходы на ГСМ необходимо подтвердить для того, чтобы обосновать поездку в служебных целях и получить возмещения расходов по ГСМ сотрудником от предприятия. Для того, чтобы сотрудник подтвердил произведенные расходы на ГСМ можно использовать путевой лист, также подтверждением использования ГСМ в служебных целях могут служить и другие документы.

Будет ли обязателен путевой лист, если должностной инструкцией предусмотрен разъездной характер работы и при этом предусмотрена компенсация расходов за использование личного автомобиля сотрудника:

1 Случай. Без перевозки груза, багажа или пассажиров? Например, сотрудник компании (как в вышеописанном примере) самостоятельно приезжает на встречи с клиентами.

2 Случай. При этом сотрудник должен перевезти товар клиентам или материал для собственных нужд?

С нашей точки зрения в 1 случае вместо оформления путевого листа можно использовать для подтверждения поездок маршрутный лист, а также необходимы будут документы, подтверждающие закупку ГСМ.

Во 2 случае сотрудник перевозит груз для своей компании или для других компаний, и здесь возникают отношения, связанные с услугами автомобильного транспорта, а значит действует Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Согласно статье 6 ФЗ 259-ФЗ от 08.11.2007 г. перевозка груза легковым автомобилем без оформления путевого листа запрещена. Поэтому оформление путевого листа во 2 случае является обязательным.

В путевом листе одними из обязательных реквизитов являются наличие даты и времени прохождения (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»):

• предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (проставляется медработником и заверяется его подписью с ФИО);
• предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (проставляется контролером технического состояния транспортного средства и заверяется его подписью с указанием ФИО);
• показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку (проставляется уполномоченными организацией лицами).

Таким образом, если сотруднику выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях, при этом сотрудник перевозит товары или материалы, то оформление путевого листа с обязательными реквизитами становится необходимым.

Какие могут быть последствия оформления путевого листа без обязательных реквизитов?

В нашей ситуации указанные расходы не включаются в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Транспортные расходы подтверждены, т.к. имеются документы, подтверждающие эти расходы (путевые листы, чеки на бензин, ТТН).

Со стороны налоговой инспекции претензий быть не должно, а вот со стороны работников ГИБДД, Минтранса, Роструда претензий не избежать.

На основании статьи 12.31.1 КОАП РФ:

На основании пункта 3 статьи 5.27.1 КОАП РФ:

На основании статьи 11.32 КОАП РФ:

Бухгалтерские услуги для ООО, ИП - доверьте нам ведение бухучета и получите экономию на затратах и защиту от штрафов и пени. Оставьте заявку на сайте, или позвоните нам по тел.: (495) 661-35-70!

Автор: Ширяева Наталья