Может ли сотрудник обслуживающей бухгалтерии подписывать первичные документы

Многие клиенты интересуются, могут ли они передать право подписи всех первичных документов обслуживающей бухгалтерии по договору бухгалтерского обслуживания на основании доверенности. Как правило, при ведении полного учета в компании большую часть первичных документов составляют сотрудники обслуживающей бухгалтерии.

Обратимся к статье 9 Федерального Закона 402-ФЗ от 06.12.2011 г. «О бухгалтерском учете». В ней сказано следующее.

Подписать первичный документ должно лицо, совершившее сделку, операцию, и ответственное за ее оформление. В общем случае получается, что если сотрудник обслуживающей бухгалтерии совершает данную операцию и отвечает за ее оформление, то подписать первичный документ по доверенности он сможет.

Однако, рассмотрим такие первичные документы как кассовые документы (ПКО, РКО, листы кассовой книги). При формировании таких документов требуется подпись двух лиц. Первое лицо – это Главный бухгалтер или лицо, уполномоченное подписывать такие документы, в т.ч. и сотрудник обслуживающей бухгалтерии, который как раз его и составляет и отвечает за его оформление. Второе лицо – это кассир и вот тут подписываться за него сотрудником обслуживающей бухгалтерии нельзя. Дело в том, что кассир – это материально-ответственное лицо, к тому же обязательно сотрудник компании, который отвечает за наличные денежные средства. Значит, сотрудник обслуживающей бухгалтерии, который фактически не имеет дело с наличностью, ставить подпись за кассира не сможет.

Если речь идет о таком первичном документе как авансовый отчет, то при наличии доверенности за Руководителя, Главного бухгалтера и бухгалтера может расписаться сотрудник обслуживающей бухгалтерии, ведь именно он составляет такой документ и несет ответственность за его оформление. За подотчетное лицо расписывается только само подотчетное лицо организации.

Что касается оформления счета-фактуры, то согласно пункту 6 статьи 169 подписать счет-фактуру может уполномоченное организацией лицо на основании приказа или доверенности. Товарную накладную за Главного бухгалтера, уполномоченного на его оформление, также может подписать сотрудник обслуживающей бухгалтерии по доверенности. А вот поставить подпись в Товарной накладной в строке "отпуск груза произвел" может только лицо, ответственное за товар и фактически отгрузившее ТМЦ со склада.

Таким образом, рассматривая возможность подписания первичных документов сотрудником обслуживающей бухгалтерии, можно сделать вывод, что основную часть документов может подписывать сотрудник сторонней организации по договору бухгалтерского обслуживания, если он их составляет и несет ответственность за их оформление. Но часть документов, в которых необходима подпись материально-ответственного лица, сотрудник сторонней бухгалтерии подписать не сможет.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг - важный шаг оптимизации расходов. Звоните по тел.: (495) 661-35-70 - рассчитаем стоимость бухгалтерского обслуживания.

Автор: Ширяева Наталья