Что делать, если подотчетное лицо предоставило документы на покупку, совершенную более 3-х лет назад

В нашей практике бухгалтерского обслуживания возникла ситуация, когда сотрудник организации предоставил подтверждающие расходы документы и попросил вернуть ему денежные средства за покупку, совершенную более 3-х лет назад.

Покупка материалов была совершена в интересах организации, дата, указанная в документах, была указана три года назад от даты их предъявления (представленные документы были трехлетней давности).

Возник вопрос: можно ли принять такие документы к учету, и в течение какого срока их можно учитывать.

Начнем с того, что возможны две ситуации взаимодействия с работником по вопросам приобретения товаров, материалов, услуг для организации.

1 вариант – выдача денег под авансовый отчет

В этом случае денежные средства под отчет сотруднику организации выдаются на основании Приказа или заявления подотчетного лица с подписью руководителя в наличной или безналичной форме. В Приказе или заявлении установлен срок, на который выдаются денежные средства, и работник, получивший аванс, должен отчитаться не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы. Если деньги были выданы на командировочные расходы, то срок для отчета составляет три рабочих дня с момента возвращения из командировки.

Вопрос с документами в этом варианте понятен. Установлен срок, в течение которого работник отчитывается – это срок согласно Приказа плюс еще три дня. Документы, которые предоставил сотрудник за периоды, которые не выходят за сроки по Приказу плюс еще три дня, можно учесть в авансовом отчете.

Каков максимальный срок, на который выдаются денежные средства работнику под отчет?

Максимальный срок, на который могут быть выданы денежные средства, не указан (пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У), однако, это не значит, что он может составлять 3 года или более, например. Срок должен быть разумным, ведь деньги не выдаются взаймы, а выдаются на осуществление текущих расходов деятельности организации. Прописав длительный срок, возникнет вероятность переквалификации сумм, выданных подотчет в заем сотрудника, что повлечет за собой необходимость удержания НДФЛ.

2 вариант – возмещение расходов работнику

В этом случае работник тратит собственные денежные средства на приобретение товаров, работ, услуг для организации, а потом просит возместить или компенсировать ему эти денежные средства. Возможность совершения таких покупок предусмотрены Приказом организации, и сотрудник, отчитываясь о потраченных средствах, предоставляет все подтверждающие документы вместе с заявлением о возмещении расходов. Руководитель одобряет возмещение расходов.

В этом случае также в Приказе можно установить срок, в течение которого сотрудник может предъявить к возмещению расходы, произведенные в интересах организации.

А может ли руководитель в Приказе установить срок для возмещения расходов 3 года и более, например?

Здесь уже правило 1 варианта не действует, т.к. денежные средства потрачены фактически и потрачены в интересах организации.

Прямых запретов на возмещение расходов, выходящих за пределы трехлетнего срока, нет. Значит можно возместить денежные средства сотруднику.

Остается вопрос, можно ли отразить документы в бухгалтерском учете и учесть в расходах документы от сотрудника за предыдущие периоды, отраженные по авансовому отчету в текущий момент?

Рассматриваем бухгалтерский учет

Согласно пункта 2 Приказа Минфина России от 28.06.2010 N 63н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010)», пропуск факта хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете в результате получения новой информации не будет считаться ошибкой.

Можно ли учесть такие расходы в налоговом учете?

Согласно статьи 54 НК РФ, в том случае, если невозможно определить период совершения ошибки и допущенные ошибки привели к излишней уплате налога, то можно скорректировать налоговую базу в периоде выявления ошибки.

Кроме этого положения налоговики в данном случае указывают на положение статьи 78 НК РФ, в котором зачет и возврат по налогу при перерасчете налоговой базы возможен в течение трех лет со дня уплаты указанной суммы, т.е. исправлять ошибки можно не более чем за три предшествующих года. Данная позиция является спорной, и речь идет здесь только о возможности принятия расходов по налогу на прибыль.

Таким образом, мы делаем вывод, что в Приказе можно установить любой срок для возмещения расходов, при этом данные расходы можно отразить в бухгалтерском учете в текущем периоде, а в налоговом учете, во избежание споров с проверяющими, не учитывать.

Бухгалтерское обслуживание вашего бизнеса специалистами нашей компании - отличный способ снизить затраты на ведение бухгалтерского учета и обеспечить защиту от штрафов и пени. Оставьте заявку на сайте, или узнайте стоимость по телефону: (495) 661-35-70!

Автор: Ширяева Наталья