Штраф за неверное указание паспортных данных сотрудника в отчетности

Исходную информацию по личным данным сотрудникам, в том числе и паспортные данные, предоставляет сам сотрудник при приеме на работу. В дальнейшем сотрудник может получить новый паспорт и не всегда вовремя уведомить бухгалтерию или кадровую службу о смене паспортных данных. На что это влияет?

В процессе подготовки отчетности бухгалтер указывает паспортные данные в двух отчетах, которые предоставляются в налоговую инспекцию: Расчет по страховым взносам, который сдается ежеквартально и Справка 2-НДФЛ, которая предоставляется ежегодно.

Получается, что несвоевременное уведомление о смене паспортных данных ведет к неправильному заполнению данных на сотрудника в отчетности.

Неверно заполнили паспортные данные в Расчете по страховым взносам?

В этом случае Расчет по страховым взносам считается непредставленным. О том, что расчет не представлен налоговая инспекция высылает уведомление не позднее дня, следующего за днем получения расчета в электронной форме и не позднее 10 дней, следующих за днем получения расчета на бумажном носителе. Данный вывод следует из статьи 431 пункта 7 абзаца 2 НК РФ.

Если этого не произошло, что тогда? В этом случае представляем уточненный расчет по страховым взносам. При этом исправляем только раздел 3. В разделе 3 указывается номер корректировки 1 (например). В разделе 3 подраздела 3.1 сначала указываем физическое лицо с неправильными паспортными данными (теми данными, которые указывались изначально), но при этом в подразделе 3.2 обнуляем данные по этому физическому лицу. Затем, снова дублируем информацию по этому физическому лицу, но теперь при этом указываем верные паспортные данные и все данные подраздела 3.2 отражаем правильно (т.е. с суммами выплат и вознаграждений). Данную информацию можно найти в письме ФНС России от 18 июля 2017 г. № БС-4-11/14022.

Неверно заполнили паспортные данные в справке 2-НДФЛ?

В этом случае, как только обнаружили ошибку, подавайте уточненные сведения, как можно скорее. Ведь если Вы успеете это сделать до момента обнаружения данного факта налоговым органом, ответственность будет снята с Вашей компании, как с налогового агента. Об этом сказано в статье 126.1 Налогового Кодекса РФ. В противном случае придется заплатить штраф 500 рублей за каждый документ с недостоверными сведениями. Кстати, штраф не будет начислен, если физическое лицо, с неправильными паспортными данными можно идентифицировать по другим данным, например, ФИО и ИНН физического лица.

Наша компания со своей стороны рекомендует периодически уточнять паспортные данные сотрудника, и своевременно вносить в базу измененные данные.

Нуждаетесь в бухгалтерских услугах? Звоните по телефонам, указанным на сайте!

Автор: Ширяева Наталья