Как учесть авиабилеты при командировке. Подтверждающие документы

При покупке авиабилетов сотрудникам компания несет немалые затраты и, конечно же, такие расходы желательно учесть для уменьшения налогообложения.

Какие требования нормативных документов необходимо выполнить и что советуют надзорные органы?

Согласно п. 12 ст. 264 НК РФ в прочие расходы включаются расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Расходы должны быть экономически обоснованы (командировка связана непосредственно с деятельностью организации, с целью дальнейшего получения дохода) и иметь подтверждающие документы (ст. 252 НК РФ).

Документами, подтверждающими перелет командировочного сотрудника, являются:

1. электронный авиабилет (маршрутная квитанция), его получают на электронную почту, указанную при заказе билета. Электронный авиабилет необходимо распечатать, в нем будет указана стоимость перелета.
2. посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Работник должен отчитаться по командировке в течение 3-х дней с момента возвращения и представить авансовый отчет и вышеуказанные подтверждающие документы.

Приказ Минтранса России от 14.01.2019 № 7 вносит изменения в Общие правила воздушных перевозок пассажиров, утвержденные Приказом Минтранса от 28 июня 2007 г. N 82. Согласно изменениям, при электронной регистрации пассажира существует несколько вариантов получения посадочного талона:

• распечатать посадочный талон самостоятельно;
• получить посадочный талон, оформленный на бумажном носителе, в аэропорту или в пунктах регистрации, расположенных за пределами аэропорта;
• использовать посадочный талон, оформленный в электронном виде (при наличии в аэропорту информационной системы, включающей в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующего штриховой код, содержащийся в посадочном талоне, оформленном в электронном виде)

Не забываем, что полученный при регистрации на рейс посадочный талон, в том числе и электронный, должен включать в себя необходимые реквизиты, которые подтвердят факт перелета (например, штамп о досмотре). В случае отсутствия штампа о досмотре на посадочном талоне факт перелета нужно будет подтвердить каким-либо другим способом, например, заказать справку, подтверждающую перелет у авиакомпании.

В письме ФНС от 11 апреля 2019 г. N СД-3-3/3409@ отмечено, что «в ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть представлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов».

Получается, что посадочный талон или справка от авиакомпании не являются единственным возможным подтверждением перелета. Перелет сотрудника можно доказать какими-либо иными документами.

Однако напомним, что в 2015 году было выпущено письмо Минфина от 18 мая 2015 г. N 03-03-06/2/28296, согласно которому при отсутствии посадочного талона или справки расходы на проезд командировочному сотруднику не должны учитываться в расходах по прибыли.

Важно! В командировку можно отправить сотрудника, который у вас работает по трудовому договору. Если с сотрудником заключен гражданско-правовой договор, то командировка будет нарушением законодательства (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749)

Электронный билет на иностранном языке тоже можно учесть в расходах после перевода его на русский язык. Перевод не составит труда, т.к. переводить надо лишь ФИО, номер рейса, направление, дату вылета (прилета) и стоимость билета (письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

Бухгалтерское сопровождение от компании "Бизнес-Аналитика" - верный способ снизить затраты на бухгалтерию и обезопасить себя от санкций со стороны проверяющих органов. Оставьте заявку на сайте, или узнайте стоимость по тел.: (495) 661-35-70

Автор: Ильина Елена