17.02.2020г.
Про переход на электронные трудовые книжки было написано в статье от 14.01.2020.
Для того чтобы работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки (ЭТД) необходимо:
- Проанализировать действующие в компании локальные нормативные акты и прописать условие о документе, который сотрудник может предъявить при приеме на работу.
Теперь это может быть не только трудовая книжка, но и сведения о трудовой деятельности, которые работник получил в ПФР, МФЦ, на госуслугах (с ЭЦП) или у предыдущего работодателя.
Внесение изменений может потребоваться в Правила внутреннего трудового распорядка, либо, если это микропредприятие, которое может не принимать локальные нормативные акты, касающиеся трудовой деятельности, в Трудовой договор. На предприятии необходимо подготовить Приказ.
Скачать форму Приказа о внесении изменений в Правила внутреннего распорядка в связи с переходом на ЭТД .doc
- Внести изменения в действующие трудовые договора работников (при необходимости)
- Уведомить работников о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде и праве работника сделать выбор между электронным вариантом ведения сведений о трудовой деятельности и привычных записях в трудовую книжку.
Обратите внимание! Даже если сотрудник выбрал бумажный вариант ведения трудовой книжки, работодатель должен будет вести трудовую книжку в двух форматах: в бумажном и в электронном!
Т.е. отказаться от ведения сведений в электронном виде работник не может.
Скачать Форму уведомления работников о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде .doc
Далее все зависит от выбора работника:
- Если работник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде, то трудовую книжку работнику необходимо выдать на руки и ответственность за ее ведение работодатель больше нести не будет.
При этом в трудовой книжке необходимо будет сделать запись о том, что «Подано письменное заявление работника о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
По просьбе работника необходимо будет предоставлять сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе либо в электронной форме с ЭЦП (в случае ее наличия у работодателя) в следующих случаях:
- в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
- при увольнении в день прекращения трудового договора.
Выдавать данные нужно по форме СТД-Р.
- Если сотрудник выберет бумажный вариант ведения трудовой книжки или не сделает выбор в пользу бумажного или электронного варианта до окончания 2020 года, то работодатель должен будет продолжать вести бумажный вариант трудовой книжки, при этом подчеркнем, что сдавать отчетность СЗВ-ТД по таким работникам работодатель должен будет в любом случае.
Скачать образец заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности или продолжении ведения трудовой книжки .doc
Для информации: при приеме на работу работник должен будет предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.
Мы предлагаем качественное бухгалтерское обслуживание ООО, ИП. Наши услуги обходятся обычно дешевле содержания бухгалтера в штате, при этом мы ведем бухучет непрерывно, предоставляем круглосуточный доступ к базе 1С, а также прямой телефон бухгалтера. Оставьте заявку на сайте, или узнайте стоимость по телефону: (495) 661-35-70!
Автор: Ширяева Наталья