Как правильно оформлять документы при работе с ИП

Ряд заключаемых предпринимателями сделок иногда попадают в зону налогового риска, что в итоге оборачивается доначислениями. Чтобы не возникло споров с налоговой инспекцией, поговорим о том, какие действия нужно для этого предпринять.

Зона риска

Из-за чего договоры с предпринимателями вообще оказываются в зоне риска? Основная причина — двойственный правовой статус. Ведь предпринимательской деятельностью занимается лицо, которое может выполнить какие-то действия и как обычный гражданин. Скажем, нужно продать автомобиль. Это можно сделать как в роли индивидуального предпринимателя, так и в качестве физического лица. Однако тут есть разница в налогообложении. Когда ИП получает доход с юрлиц, то те не считаются налоговыми агентами. Если выплаты производится в пользу обычных физлиц, то организация считается налоговым агентом. А следовательно компании необходимо удержать налог из получаемого дохода и передать информацию об этом в налоговые органы.

Здесь-то и появляется так называемая зона риска. Физлицо как контрагент, а именно в этой роли оно выступает, имеет какой-то налоговый статус, с которым напрямую и связаны обязанности организации. На этом фоне бухгалтеру очень важно правильно оформить документацию, что позволит предоставить налоговой службе доказательства отсутствия обязательств налогового агента, если доход был получен предпринимателем, а не «обычным» физическим лицом.

Приступаем к оформлению договора

С зоной риска мы более-менее разобрались. Теперь подумаем о том, что можно сделать для безопасности заключаемых сделок. Практически сразу в голову приходит такое решение — запросить у контрагента копию свидетельства о регистрации ИП, осуществить её заверение в юридической конторе, а потом просто хранить, доставая по мере необходимости. Но все же такой подход далеко не эффективный, если детально его рассмотреть. О чем говорит копия свидетельства? Что такое-то лицо занимается индивидуальной предпринимательской деятельностью, а точнее имеет соответствующий статус. Но ведь требуется подтвердить не это, а то, что лицо совершало сделку именно как предприниматель и доход был получен в этом же качестве, благодаря чему у организации нет никаких обязательств в качестве налогового агента. Следовательно в качестве доказательства нужно что-то другое.

Чтобы подтвердить тот факт, что контрагент при совершении сделки выступал как предприниматель, нужен грамотно составленный договор. Кроме основных данных контрагента (информация о месте жительства, ФИО и др.) там должно быть четко обозначено — физическое лицо является индивидуальным предпринимателем. Соответственно должны быть данные о регистрации ИП, где и кем был выдан документ и т.д. При этом стоит отметить, что вся эта информация не обязательно должна быть сосредоточена в одном месте, например, в каком-то отдельном пункте. Обычно порядок расположения данных связан с тем, как это бывает удобно при составлении самого договора. Так, «ФИО» часто идут вначале документа, а номера ИНН и регистрации ИП - в самом конце.

В итоге бухгалтеру самое главное нужно проследить, что в начале документа есть подтверждение того, что договор заключен именно с ИП, а в конце - стоят данные ИНН и госрегистрации. При этом копию свидетельства лучше все-таки запросить, чтобы затем проверить прописанные в договоре данные.

Проверка чека при наличных расчетах

Каждому коммерсанту известно, что на практике письменные договоры заключаются не везде. Бывает, компания покупает что-то у предпринимателей за наличные деньги. Как же в таких ситуациях организация может себя обезопасить?

Если в полученном при покупке чеке отмечено, что он выдан предпринимателем, то тогда компания не рассматривается в роли налогового агента. Здесь также должна содержаться следующая информация: Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, ИНН, номер чека и номер контрольно-кассовой техники, данные о сумме покупки и о том, когда она была совершена, признак фискального режима.

Рекомендуется снять копию с чека, заверив его печатью компании и поставив на нем подпись главного бухгалтера. Делается это на случай, если краска на оригинале когда-нибудь выцветет, что, кстати, случается достаточно часто.