На личном автомобиле в командировку. Какие есть варианты, если нет возможность оформить путевой лист

Сотрудник отправился в командировку на личном автомобиле и спросил, как же ему получить возмещение своих расходов?

Понятно, что для командировки в таком случае нужен Приказ (где указано, что командировка на собственном автомобиле сотрудника) и Служебное задание, а также Служебная записка о том, что сотрудник пользовался своим автомобилем для командировки, где указываются сроки, дата и время поездки, плюс необходимо приложить копию свидетельства или ПТС на машину, чеки, путевой лист или маршрутный лист и другие документы, подтверждающие использование автомобиля.

Загвоздка в данном случае оказалась в путевом листе. В чем же проблема?

Работнику можно компенсировать расходы за использование личного автомобиля для поездки в командировку, а можно заключить договор аренды.

Договор аренды - отличный вариант, однако в этом случае автомобиль по акту приема-передачи переходит в эксплуатацию организацией, а значит необходим путевой лист. На данный момент действует новый Приказ Минтранса России от 11.09.2020 N 368 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов". В пункте 8 Приказа указано, что путевой лист необходимо оформлять на каждое транспортное средство, которое эксплуатирует компания или ИП. При этом в любом путевом листе (по утвержденной форме или разработанной самостоятельно) должны быть обязательные реквизиты, в том числе отметка о проведении медосмотра и техосмотра - заполнение именно этих реквизитов является проблемой для сотрудника, который едет в командировку на личном автомобиле.

Таким образом, от варианты аренды автомобиля, приходится отказываться, ведь в этом случае обязательно оформление путевого листа, с обязательными отметками по медосмотру и техосмотру. Также, не стоит забывать, что аренда автомобиля без экипажа будет облагаться НДФЛ.

Поэтому в данном случае рассматриваем вариант компенсации расходов на использование автомобиля для поездки в командировку.

Компенсация расходов за использование автомобиля для поездки в командировку

В статье 168 ТК РФ указано, что при направлении в командировку работодатель обязан возмещать работнику, в том числе расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, либо условия прописываются в Трудовом договоре. В статье 188 ТК РФ также указано, что использование имущества работника в интересах работодателя предусматривает выплату компенсации, а также возмещение расходов, связанных с их использованием.

Согласно статье 217 НК РФ все виды компенсационных выплат, связанные с выполнением трудовых обязанностей, установленные законодательством РФ, в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы до места назначения и обратно не облагаются НДФЛ, а по страховым взносам есть подобные положения в статье 422 НК РФ, т.е. страховыми взносами также не облагаются.

В пункте 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" для подтверждения использования личного автомобиля, кроме путевого листа возможно также составление маршрутной квитанции, счета, кассовых чеков, которые подтверждают маршрут следования, также необходима служебная записка, о которой было сказано выше.

Таким образом, делаем вывод, что сотруднику можно компенсировать расходы, связанные с выполнением трудовых обязанностей, при проезде до места командировки на личном автомобиле (если это предусмотрено в коллективном договоре или локальном нормативном акте или Трудовом договоре), при предоставлении подтверждающих документов (маршрутные листы, чеки, путевые листы). В случае компенсации расходов, с нашей точки зрения, подтвердить расходы на бензин можно не только путевым листом, но и маршрутным листом с приложением чеков (а также выполнением дополнительных условий, указанных ниже).

Учесть такие расходы в налогообложении прибыли или УСН доходы минус расходы, можно в пределах норм. Если мы сотруднику компенсируем расходы, тогда применяем норму по Постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, по которым компенсация для автомобиля мощностью до 2000 см3 предусмотрена в размере 1200 рублей в месяц, а свыше 2000 см3 - 1500 рублей в месяц. Эти суммы не облагаются НДФЛ и взносами, а саму сумму компенсации можно учесть в расходах.

Однако получается, что в нашем случае за два дня поездки компенсация для сотрудника составит 77,42 рублей (1200/31*2 = 77,42 рублей). Дороже будет документы составлять, готовить и распечатывать.

Можно установить сумму компенсации больше нормы, тогда сумму сверх нормы нельзя будет учесть в расходах по налогу на прибыль или УСН. При этом дополнительно начислять на суммы сверх компенсации НДФЛ и страховые взносы не нужно. Однако в этом случае необходимо кроме уже вышеперечисленных документов, указанных в начале статьи дополнительно утвердить расчет компенсации. Одно из последних писем Минфина на эту тему можно найти в Письме Минфина России от 26.06.2020 N 03-04-05/55023.

Таким образом, в нашем случае, если нет возможности подготовить правильно оформленный путевой лист и в связи с этим составить договор аренды автомобиля без экипажа, то можно воспользоваться вариантом компенсации расходов за использование личного автомобиля. В этом случае необходимо предусмотреть условие в локальном нормативном акте, коллективном договоре или Трудовом договоре (оформить Приказ), собрать подтверждающие документы (маршрутные листы, чеки на бензин и прочее), оформить расчет компенсации. Кроме этого обязательно составить Приказ на командировку, в котором указать условие использования личного автомобиля, а также подготовить служебное задание, служебную записку.

Бухгалтерские услуги от компании "Бизнес-Аналитика" - снижайте издержки на бухучет и забудьте о штрафах и пени!
Оставьте заявку на сайте, или узнайте стоимость по тел.: (495) 661-35-70!

Автор: Воробьева Светлана