Идея начать малый бизнес? Где зарегистрироваться, куда отчитаться и от кого ждать штрафы

Открываете новый бизнес или у вас уже действующая компания? Тогда мы рекомендуем прочитать эту статью, чтобы понять, где нужно зарегистрироваться и какие необходимые документы для ведения бизнеса оформить, сколько будет стоить подготовка этих документов. А также за что могут оштрафовать малые организации и ИП и кто может это сделать.

Наша компания занимается бухгалтерским обслуживанием. Ежедневно мы сталкиваемся с огромным объемом информации в сфере бухгалтерского и налогового законодательства. И сегодня хотели бы выложить информацию о том, что необходимо сделать бизнесу в момент открытия. Действующим организациям и ИП следует проверить, имеются ли в наличии все необходимые документы, которые могут потребовать государственные органы при проверке.

Мы работаем, в том числе с малыми компаниями (включая микропредприятия) и индивидуальными предприниматели (ИП), и каждый раз, рассказывая о необходимости подачи уведомлений в те или иные органы, подготовке всех необходимых для работы документов, возникают следующие вопросы. А нам это точно нужно? Может для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий есть послабления? А есть ли разработанные шаблоны, которыми можно воспользоваться? К сожалению, мы можем только ответить, что послаблений нет, что штрафы довольно велики, а разработанных шаблонов, которыми может воспользоваться любая фирма или ИП, – нет.

Налоговая инспекция, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования

Налоговая инспекция осуществляет регистрацию юридических лиц и ИП, а также является основным проверяющим органом в части налогов и сборов.

Каждая компания ведет бухгалтерский и налоговый учет, составляет отчетность и сдает ее в налоговую инспекцию. При сдаче отчетности в налоговые органы происходит ее проверка. В случае выявления нарушений или несостыковок вам обязательно придет письмо с просьбой пояснить расхождения или сдать уточненную налоговую декларацию.

Для добросовестного налогоплательщика необходима своевременная уплата налогов и сборов, сдача деклараций, а также постоянный контроль за своим лицевым счетом в налоговой инспекции. На данный момент это очень важно, т.к. любая недоплата, пусть даже и не по вине предпринимателя, может вылиться в блокировку счета или возбуждение исполнительного производства.

Могут возникать ситуации, когда нет однозначного ответа на возникший в области налогообложения вопрос, тогда налогоплательщику необходимо обращаться за разъяснениями.

Кстати, проверку кассовой дисциплины также проводит налоговая инспекция. Поэтому здесь же мы затронем и покупку кассового аппарата, который на данный момент необходим всем компаниям и ИП, за некоторым исключением, которые продают товары или услуги физическим лицам, и получают от них денежные средства в наличном или безналичном порядке. Покупка кассового аппарата обойдется по стоимости от 12000 рублей.

В Пенсионный фонд и Фонд социального страхования сдаются отчеты, которые проверяются сотрудниками вышеназванных организаций.

Органы статистики

Всем компаниям и предпринимателям необходимо отчитываться в органы статистики. Проверка может быть выборочная или сплошная.

Самое главное – своевременно обнаружить себя на сайте статистики в выборочной проверке и сдать необходимый статистический отчет. Да, часто получается так, что в полученном уведомлении перечислено очень много отчетов (ведь они зависят от кодов видов деятельности, указанных при регистрации), а по сути деятельности по ним нет. Тогда, если это возможно по правилам заполнения, подайте письмо об отсутствии деятельности, иначе сдайте пустой отчет, но не игнорируйте. Ведь штрафы за несдачу отчетов довольно значительны и могут достигать до 70000 рублей на юридическое лицо.

При сплошной проверке сдавать статистические отчеты обязательно всем. Сплошная проверка для субъектов малого предпринимательства проводится один раз в пять лет.

Роскомнадзор

Роскомнадзор проверит документы, касающиеся персональных данных сотрудников. В связи с этим, до приема на работу первого сотрудника, необходимо разработать комплект документов об обработке и защите персональных данных. Кроме этого, любая организация или ИП, которая передает данные сотрудников третьим лицам (например, предоставляет информацию в Банк, обслуживающую бухгалтерию) – а это практически любая организация, обязана подать уведомление в Роскомнадзор. Кроме этого, для обеспечения сохранности персональных данных сотрудников необходимо приобрести сейф или несгораемый шкаф, обеспечить защиту техники, позаботиться об охране офиса.

В случае обнаружения нарушений, касающихся обработки персональных данных штрафы могут доходить до 375000 рублей.

В среднем разработка такого комплекта документов с подачей уведомления обойдется от 9000 до 20000 рублей. Плюс приобретение и обеспечение минимальной необходимой защиты персональных данных от 3000 до 20000 рублей. Также, не забудьте, про поддержание документов о персональных данных и соответствие их законодательству РФ.

Роструд

Все что касается трудового законодательства, а это оформления кадровых документов, необходимый уровень заработной платы, выплата заработной платы в сроки и в полном объеме – проверяет Роструд. Все кадровые документы должны оформляться на сотрудников и храниться надлежащим образом. Примерный перечень кадровых документов, который должен быть в каждой организации и который может быть запрошен при проверке это: трудовой договор, штатное расписание, табели учета, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, личные карточки, уведомления, приказы, журналы регистрации, должностные инструкции, договора о материальной ответственности, данные о прохождении специальной оценки условий труда и т.д.

Отдельно хотелось бы затронуть специальную оценку условий труда (СОУТ), которая до конца 2018 года должна быть обязательно проведена всеми работодателями и проводится вновь образованными компаниями. СОУТ проводят только аккредитованные в этой области организации, которые измеряют вредные или опасные факторы на рабочем месте каждого сотрудника. Декларация соответствия условий труда по результатам проведения СОУТ сдается в ГИТ в отношении рабочих мест, по которым не выявлены или признаны оптимальными и допустимыми вредные и опасные производственные факторы.

На спецоценку условий труда необходимо потратить примерно 800-1500 рублей за одно рабочее место.

Центр занятости населения

Вам нужны сотрудники? Ну конечно! Публикуем объявления о вакансиях? Появились в штатном расписании вакантные места или освободились должности? Решили принять сотрудника, а может уволить? Вводите неполный режим рабочего времени? Вот тут то и надо уведомить центр занятости!

Центр занятости может обнаружить опубликованные объявления о вакансиях в открытых источниках и прийти в организацию, если уведомление о том, что у Вас такая вакансия образовалась, не подано!

Штрафы до 5500 рублей за каждое нарушение.

Потратить как минимум на подготовку уведомления и его отправку в районе 500 рублей, думаем, нужно, каждый раз.

Пожарная инспекция

Пожарную инспекцию, все-таки, также включаем в наш в список проверяющих организаций. Да, соблюдать правила пожарной безопасности, безусловно, необходимо. Да, пожарная инспекция может прийти как к собственнику помещения, так и к арендатору. Конечно, в основном, собственник помещения будет отвечать полностью за все здание, а арендатор только за арендуемое помещение.

И все же в любой компании необходимо ознакомить сотрудников с правилами противопожарного режима, назначить ответственного за соблюдение этих правил, а также составить необходимые документы для соблюдения мер пожарной безопасности (Инструкция, Приказ, журнал учета).

Примерные затраты на разработку документов, касающиеся пожарной безопасности составят то 5000 до 45000 рублей.

Это составленный нами список документов и список организаций, которые эти документы могут проверить. Обратите внимание, в данном списке собраны документы, обязательные для любой компании или ИП с сотрудником. Не забывайте, что в каждой сфере деятельности обязательно будут дополнительно свои проверяющие органы и свой, отдельный список дополнительных документов. Например, для медицинских организаций – Росздравнадзор и Роспотребнадзор, для компаний, предоставляющих юридические и бухгалтерские услуги – Росфинмониторинг, для общепита – Роспотребнадзор и т.д.

Для того чтобы открыть бизнес, пусть даже очень маленький и с одним сотрудником необходимо потратить на первоначальную разработку документов порядка от 20000 до 100000 и выше рублей или потратить собственное время на изучение законодательства и разработку необходимой документации.

Кажется, малый бизнес - мелкие торговцы или небольшие компании, оказывающие работы или услуги. А посмотрите, сколько всего нужно знать и учитывать при планировании деятельности. Это мы еще не рассказываем о противоречивых сведениях между различными органами. Как, например, Роструд разрешает хранить копию трудовой книжки в личном деле сотрудника, а Роскомнадзор запрещает это делать.

Наши клиенты спрашивают: «А где послабления для малого бизнеса?». «Как ими можно воспользоваться?».

В данном случае на этот вопрос у нас нет ответа. А какие послабления для субъектов малого предпринимательства предлагает российское законодательство, читайте в нашей статье.

В следующей статье мы рассмотрим, какие органы могут проверить субъекты малого предпринимательства, как часто могут проводить проверки и где получить информацию о том, возможна ли плановая проверка Вашей организации или ИП.

Если нужна помощь в подготовке документов для регистрации в государственных органах, звоните по тел. (495) 661-35-70.

Автор: Ширяева Наталья